Область применения инструмента

Инструмент предназначен для создания эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Необходимые предпосылки для внедрения инструмента

Документы - это основные информационные активы организации, работа с ними требует правильной постановки, документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают бизнес-процессы компании. Непрерывный процесс движения документов объективно отражает деятельность организации, а СЭД позволяет управлять этим процессом и может быть полезна при подготовке к сертификации систем менеджмента.

Выгоды от использования

К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия или организации после внедрения СЭД, можно отнести:

• появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• значительное ускорение поиска и выборки документов;
• повышение безопасности информации благодаря тому, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• улучшение контроля над исполнением документов.

Система электронного документооборота решит ваши задачи управления документами и процессами.

Интергация в систему менеджмента предприятия

Система электронного документооборота заменяет на большинстве участков устаревший бумажный документооборот и переводит архивное дело и управление конфигурацией документов в автоматический процесс.

Краткое описание инструмента

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. СЭД управляет всеми фазами жизненного цикла документа: создание, рассмотрение, редактирование, утверждение, публикация, изъятие из оборота и уничтожение. СЭД позволяет обеспечить работы с нормативной документацией в соответствии с требованиями международных стандартов.

Подробное описание инструмента

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.

Функции СЭД можно разделить на такие категории:

• хранение и поиск документов;
• поддержка канцелярии;
• маршрутизация и контроль исполнения документов позволяют управлять документопотоками на Вашем предприятии и контролировать исполнение работ по документам.
• аналитические отчеты;
• информационная безопасность;
• управление проектами. Работа разбивается на отдельные этапы, назначаются исполнители, сроки, ресурсы и контролируется ход выполнения;
• создание электронного архива. Создание долговременного хранилища документов и управление электронным архивом с учетом процедур списания и уничтожения документов. Создание надежного единого хранилища для документов и знаний, к которому работники и клиенты фирмы имели бы удобный доступ повсеместно и в любое время;
• многоязычная поддержка, локализации решения для любой страны.

Однократная регистрация документа позволяет однозначно идентифицировать его в системе.

Условия успешного внедрения:

• наличие перспективного плана развития системы управления документами на предприятии, четкое соблюдение плана;
• поддержка проекта высшим руководством заказчика;
• соответствие объема внедрения информационных технологий уровню зрелости существующей системы управления документами у предприятия-заказчика;
• наличие руководителя рабочей группы со стороны заказчика, наделенного правом принимать решение по усовершенствованию автоматизируемых технологических процессов;
• согласованное выполнение взаимных требований сторонами.

Результатом внедрения системы документооборота является:

• обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности;
• устранение дублирования и многоразового преобразования информации;
• обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, благодаря чему повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий;
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации;
• исключение необходимости или весомое упрощение и удешевление хранения бумажных документов благодаря наличию оперативного электронного архива.

Решение по автоматизации документооборота дает возможность территориально разветвленному предприятию функционировать в едином информационном пространстве, что позволяет ускорить принятие управленческих решений.